L’enregistrement de données est une tâche à priori simple, mais qui prend beaucoup du temps. L’entreprise gagne beaucoup à faire appel à un prestataire extérieur pour l’exécution de ce travail.
Une meilleure organisation
En France, la loi oblige les entreprises à conserver certains types de documents pendant un certain temps. En effet, en cas de problème ou de vérification, ces documents peuvent servir de justificatifs devant le fisc ou la justice. Mais avec le temps, certains peuvent se détériorer ou tout simplement se perdre dans les archives. Afin d’éviter toute perte et optimiser les espaces de stockage physique, elles choisissent de les enregistrer en format numérique. Mais avant de numériser un document papier, il faut le saisir et l’enregistrer.
Au premier abord, cette tâche paraît très simple, mais c’est une autre paire de manches quand il s’agit de milliers de fiches, factures, coupons ou encore résultats de sondage. Parfois même, cette tâche nécessite le recrutement de nouvelles personnes, ce qui entraîne une augmentation des charges pour l’entreprise. Confier l’enregistrement de données à un professionnel se révèle être la solution idéale pour résoudre ce problème. Cette pratique permet également de dégager du temps, et la société évite ainsi les pénalités fiscales. Les employés peuvent se consacrer pleinement à leur travail, et l’organisation se retrouve améliorée.
Confidentialité et sécurité tout au long du processus
Les services proposés par un prestataire en enregistrement de données assurent la confidentialité des données importante et permettent d’appliquer une véritable politique d’archivage. C’est certainement la raison pour laquelle le marché augmente d’environ 10% chaque année. La société a la possibilité de définir un accès limité aux documents. Si elle le souhaite, elle peut restreindre le droit de consulter uniquement aux personnes autorisées qui doivent s’inscrire systématiquement sur un registre pour obtenir leur identifiant et leur code d’accès.
Il est à rappeler qu’un prestataire en enregistrement de données est tenu au secret professionnel, ce qui l’oblige à n’effectuer aucune sauvegarde ailleurs que sur les supports spécifiés dans le contrat signé par les deux parties. Le client ne doit donc pas hésiter à faire ajouter cette mention si elle n’y figure pas. Par ailleurs, le prestataire doit pouvoir signaler à son client tout incident ou anomalie, par exemple enregistrement en double ou un champ incorrectement rempli. Un ticket est alors immédiatement créé pour permettre de déterminer l’origine du problème et le résoudre.
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